全国民に配るべき!総務省が示した【データ入力の統一ルール】

Excel

2020年12月、総務省より

【機械判読可能なデータの表記方法の統一ルール】が策定された。

統計表における機械判読可能なデータの表記方法の統一ルールの策定

https://www.soumu.go.jp/menu_news/s-news/01toukatsu01_02000186.html

2020年11月に河野太郎 行政改革担当大臣のツイートが話題となった。

その後正式に統一ルールが公開された形だ。

【ダメな例】→【いい例】と比較しており、とても素晴らしい資料となっている。

マジで全国民に見て欲しすぎるので、ブログにまとめてみた。

1セル1データとなっているか

 【仕入額】【出荷額】のセルに複数のデータ入力されている。

 【年度毎】に、【仕入れ額】【出荷額】1セル1データで入力している。

反響がありましたので、別記事にしました。

私なりの修正方法を解説しています。

数値データは数値属性とし、文字列を含まないこと

 「円」「▲」「,」が文字列として入力されており、関数計算ができない。

 数値データは数値属性として入力されており、関数計算が可能。

セルの結合をしていないか

 セル結合(又は分離)されており、機械判読に適していない。

 1件のデータは、横1行で表記し、セル結合(又は分離)は行わない。

スペースや改行等で体裁を整えていないか

 「□A」と、スペースで体裁を整えており、他のデータと上手く結合できない。

 「A」と、□(スペース)は使用しない。

 項目の体裁を整えるため改行しているが、改行の意味が機械には判別不能である。

 体裁のための改行による整形は行わない。

こちらの著書もどーぞ。

スペースキーで見た目を整えるのはやめなさい ー8割の社会人が見落とす資料作成のキホンー

良著です。

あわせてこちらもどうぞ。

こちらも別記事で、私なりの修正方法を紹介しています。

項目名等を省略していないか

 ヒトであれば省略されている部分の意味を判断できるが、機械は判断できない。

 項目名などは省略しないで入力すること。

こちらも別記事で、私なりの修正方法を紹介しています。

数式を使用している場合は、数値データに修正しているか

 合計が数式で入力されている

 数値データに修正した状態

これに関しては賛否があるようです。

アンケート調査によれば、

『数式を使用している場合は、数値データに修正せず、数式のままにしておく』

方がいいのが、72%でした。

まあ、「時と場合による」のでしょうが。

オブジェクトを使⽤していないか

  オブジェクトで体裁を整えているが、機械判読には適していない。

 オブジェクトを削除し、それぞれのセルにデータ入力する。

データの単位を記載しているか

 単位が表記されておらず、データ処理ができない。

 データの単位はデータ処置に必要であり、数値とは別のセルに表記すること。

機種依存文字を使用していないか

 機種依存文字は利用者の環境によっては、正しく表示されない可能性がある。

 機種依存文字は使用しない。

データが分断されていないか

 空白行(列)があると、データが分断され、機械判読に支障をきたす。

 不必要な空白行(列)は使用せず、データが分断されないようにする。

1シートに複数の表が掲載されていないか

 1シートに複数の表があると、正確な計算や並べ替えができない場合がある。

 1つの表を1シートに分割しておく。

まとめ

  1. 1セル1データとなっているか
  2. 数値データは数値属性とし、文字列を含まないこと
  3. セルの結合をしていないか
  4. スペースや改⾏等で体裁を整えていないか
  5. 項⽬名等を省略していないか
  6. 数式を使⽤している場合は、数値データに修正しているか
  7. オブジェクトを使⽤していないか
  8. データの単位を記載しているか
  9. 機種依存⽂字を使⽤していないか
  10. データが分断されていないか
  11. 1シートに複数の表が掲載されていないか

皆んながこれに準じてデータ入力してくれれば、

日本の生産性が爆上がりするのは間違いない!

マジで全国民に見てほしい。

こちらの書籍もオススメです。

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